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Abbiamo il piacere di intervistare Stefano Bernardi di Redokun che ha tenuto una sessione durante l’edizione del DPE 2017 a Bologna.

Stefano ha presentato la loro soluzione e lascerei la parola a lui in modo che possa illustrarvela direttamente.

“Ho avuto la fortuna di essere invitato al DPE di Bologna proprio all’ultimo momento.
Avevo contattato Michela per parlarle di Redokun e, grazie a questo primo contatto, ho scoperto l’evento.
Essendo DPE uno dei pochissimi spazi in Italia a dare voce a questo settore, abbiamo subito deciso di partecipare, convinti che sia un’occasione importante per conoscere altri operatori del settore che, come noi, progettano e sviluppano soluzioni per l’editoria e non solo.

Devo dire che per noi è stata una scelta azzeccata sia dal punto di vista personale che professionale. Ci ha permesso di scoprire tante soluzioni davvero interessanti, ed ha facilitato lo sviluppo di alcuni preziosi rapporti che cercheremo di concretizzare nei prossimi mesi.

Michela ed il team di Studio 361° sono riusciti a dare all’evento la stessa energia che trasmettono di persona, creando un punto di incontro professionale ed allo stesso momento amichevole.
La coesistenza di speech pratici, vedi tavola rotonda, con quelli più tecnici ha aggiunto valore all’intera giornata, dando un contesto chiaro agli argomenti visti.

Uno degli obiettivi che ci siamo prefissati, sviluppando Redokun, è stato quello di aiutare chi utilizza InDesign a migliorare ed imparare sempre cose nuove. Con questo spirito abbiamo deciso di creare il nostro blog su InDesign (nel quale condividiamo tutorial, tips e risorse utili) e con lo stesso spirito abbiamo deciso di affrontare l’intervento al DPE.

Avendo avuto l’occasione di partecipare soltanto all’ultimo momento, il tempo a mia disposizione per lo speech era molto limitato, ma ci tenevo a portare il mio contributo condividendo l’esperienza fatta nello sviluppo di progetti multilingua.

Prima di Redokun, lavoravo per una società di consulenza dove sviluppavo documenti tecnici per multinazionali italiane ed europee. Mi capitava spesso di gestire progetti che comprendevano lo sviluppo di documenti in più di 30 lingue, nei quali dovevo gestire vari team di sviluppo, traduttori interni ed esterni, aggiornamenti e revisioni dei documenti.

Durante questi 8 anni di esperienza mi sono trovato spesso a combattere contro le scelte effettuate dai clienti (sempre all’ultimo momento) e a dovermi adattare ai loro processi di sviluppo. Mi trovavo spesso a dover correre contro il tempo per consegnare dei documenti tradotti, o per apportare degli aggiornamenti su centinaia di documenti, a volte in lingue che neppure sapevo leggere. Per me era ormai diventato un incubo.

Ad inizio 2015, dopo aver passato mesi interi a sperimentare diverse soluzioni la sera e nei weekend, sia io che il mio socio Paolo, abbiamo entrambi lasciato il nostro lavoro a tempo indeterminato, ed abbiamo cominciato a dedicarci totalmente a sviluppare una soluzione a questo problema. Qui nasce Redokun.

Questi due anni sono stati davvero soddisfacenti, abbiamo risolto un sacco di problemi (dal fatto di non conoscere a fondo il mercato e doverlo studiare, allo sviluppo di funzionabilità, sessioni di studio di usabilità, l’abbattimento di barriere tecnologiche, etc.), e questo percorso si sta ora concretizzando con traguardi per noi davvero importanti, come quello di partecipare come speaker al DPE.

Il mio focus all’interno di Redokun è di aiutare le aziende a migliorare il proprio flusso di creazione di progetti multilingua, ed al DPE ho cercato di condividere quanto più possibile, quelle nozioni (e trucchi) che ho imparato durante questo percorso come consulente prima e come imprenditore del settore negli ultimi anni.

Produrre documenti in lingua, non solo è obbligatorio in alcuni casi, come per i manuali tecnici se vendiamo in altri paesi dell’UE, ma aiuta ad aumentare le vendite perché riusciamo a comunicare meglio con il nostro pubblico.

In un questionario effettuato da Common Sense Advisory nel 2011, destinato ad aziende della “Fortune 500”, é stato misurato che le aziende che in quell’anno avevano aumentato gli investimenti in traduzione, avevano riportato una crescita media del fatturato all’estero di 1,5 volte.

Facile comprendere come in un mercato globale e che evolve così velocemente come quello odierno, diventi fondamentale riuscire a produrre i propri documenti in lingue diverse e velocemente.

Come possiamo fare a rendere questo processo di traduzione il più veloce e semplice possibile, rendendolo inoltre privo di errori?

Come per qualsiasi compito, ci sono dei fattori che sono direttamente sotto il vostro controllo, e che già da adesso puoi cominciare a migliorare, immediatamente, senza un grande sforzo.

Gran parte dell’esperienza di traduzione, sia la prima traduzione, che traduzione di altri documenti, o futuri aggiornamenti dei file, è legata a come i documenti vengono creati.

Ci sono due fattori che incidono in maniera importante sui costi di traduzione:

  • l’adattamento del layout al nuovo contenuto testuale (la nuova lingua)
  • le memorie di traduzione

Cosa sono le memorie di traduzione e perché è bene saperlo?

Una memoria di traduzione è essenzialmente un database che contiene uno storico delle frasi (o meglio “segmenti di testo”) che abbiamo precedentemente tradotto.

Ogni volta che una frase viene ripetuta all’interno di uno o più dei nostri documenti, possiamo usare queste memorie di traduzione per:

  • aumentare la coerenza della traduzione in tutta la comunicazione dell’azienda, sia tecnica che commerciale/marketing
  • risparmiare tempo
  • spendere meno in traduzioni

C’è qualcosa che puoi fare per migliorare il modo in cui le memorie di traduzione vengono salvate?

Si, ed è semplicemente usare correttamente le funzioni di InDesign.

Alcuni esempi:

  • Quando crei un elenco, utilizza correttamente gli stili, questi due esempi di elenchi in InDesign producono due risultati completamente diversi nelle tue memorie di traduzione. Nel primo caso, nel quale hai lo stesso testo, ma con un numero diverso davanti, le memorie di traduzione risulteranno diverse, perché le due frasi in InDesign sono “1- frase” e “2- frase”. Mentre nel secondo esempio, l’elenco puntato è creato dallo stile, quindi le frasi vengono estratte come “frase” e “frase”, ed in questo modo la stessa traduzione può essere riutilizzata senza un intervento umano di alcun tipo.
  • Quando devi forzare a capo una frase, utilizza l’interruzione di riga forzato, al posto del fine paragrafo. Il fine paragrafo crea due segmenti spezzati rendendo la traduzione complicata, se non impossibile.
  • Controlla SEMPRE l’ortografia prima di andare in traduzione.

La cosa che però incide di più nel lavoro di un grafico, è come viene strutturato il layout del documento.

  • Devi pensare il file già in ottica di traduzione. Quindi come prima cosa pensa allo spazio che potrebbe occupare lo stesso testo in una lingua diversa. Io in genere creo gli stili di paragrafo per il documento base (in Italiano), applico al testo una “Scala orizzontale” del 130%, adatto i box in modo che il testo ci stia e successivamente ripristino la scala al 100%. In questo modo, in genere, anche le traduzioni in tedesco (che sono spesso più lunghe) vengono impaginate correttamente in InDesign, senza richiedere il mio intervento.
  • Dove possibile cerca di evitare il testo a flusso, o se ti serve mantenere il flusso, utilizza un “Page Break” o le “Opzioni di separazione” di InDesign per far partire i paragrafi in un nuova nuova colonna, un nuovo text-frame, oppure una nuova pagina – cercando di lasciare abbastanza spazio nel text frame dopo il “salto” nel caso il testo tradotto sia più lungo di quello nella lingua di origine.
  • Scegli i Font che utilizzi consapevolmente ad inizio progetto. Non tutti i Font hanno tutti i glifi che servono per riprodurre tutte le lingue.

Queste sono alcune delle cose che puoi fare immediatamente per migliorare da subito la velocità con la quale realizzi i tuoi progetti multilingua. Puoi trovare altri suggerimenti in questo PDF che ho realizzato, nel quale trovi 19 suggerimenti per migliorare i tuoi file in ottica di traduzione (Nota: è in inglese).

Risultati in numeri

Un pò di numeri che ho ricavato dopo aver aiutato decide e decine di clienti ad impostare i loro file come abbiamo appena visto.

Con dei file creati, già in partenza, pensando alla futura traduzione, alcuni dei nostri clienti risparmiano:

  • fino al 70% in tempo e costi per la traduzione di nuovi documenti
  • devono tradurre solo il 50% di testi contenuti in nuovi documenti
  • riescono a risparmiare fino al 90% nei costi di revisione dovuta ad aggiornamenti di prodotti o modifiche a procedure contenute nei loro file

Queste cifre sono state estratte analizzando l’utilizzo di Redokun di un campione di clienti, alcuni lo usano per documenti tecnici (es. manuali), altri per documenti a scopo di vendita e marketing (es. cataloghi e brochure).

L’importanza di un metodo

Prendo come esempio un’azienda che mi ha contattato in questi giorni per strutturare una metodologia di lavoro efficiente per sviluppare i loro documenti in lingua. Producono delle macchine che vengono ogni volta personalizzate per il cliente. Da una macchina base, adattano il prodotto alle necessità del cliente. Queste personalizzazioni impattano ovviamente anche sui documenti che vengono allegati alla macchina.

Quindi mi chiedevano “Stefano, come faccio a non impazzire con documenti che vengono costantemente aggiornati, che sono prodotti in varie lingue, e dei quali non riesco a tenere traccia? Una volta modifico l’inglese, una volta il tedesco, una volta l’italiano e non capisco più qual è il file di riferimento dove ho fatto le ultime modifiche”.

Qui il problema è una mancanza di metodo.

I documenti che venivano sviluppati all’interno dell’azienda non erano adatti alla loro produzione in altre lingue, e quindi quando c’era da tradurre un documento in un’altra lingua si scatenava il panico. La persona che si occupava di questo processo preferiva lavorare sui file InDesign già tradotti in delle lingue delle quali non aveva completa padronanza, piuttosto che modificare il file “master” in italiano e poi andare in traduzione, perché la traduzione significava per lui:

  • fisicamente più lavoro: doveva adattare il layout del documento dopo la traduzione
  • tempistiche più lunghe: doveva passare nuovamente per l’intero processo di traduzione

Tutto questo non era sostenibile dall’azienda, sia per i costi, ma soprattutto per le tempistiche.

Semplicemente cambiando l’approccio allo sviluppo del documento, migliorando la gestione del layout, e ragionando già in ottica di traduzione siamo riusciti a distinguere due diversi workflow:

  • L’editing del documento, che viene fatto sul documento nella lingua di origine. In questo modo i documenti sono tracciabili più facilmente ed il designer ha più controllo sulle modifiche che va ad apportare. E qui non divago nelle implicazioni che una procedura standardizzata (e nella lingua base) ha nel caso in cui il team dovesse crescere, o l’azienda dovesse cambiare il responsabile.
  • La traduzione del documento. Impostando il documento seguendo delle regole, la traduzione non risulta più uno scoglio, e sfruttando alcune automazioni che abbiamo sviluppato in Redokun riescono immediatamente ad applicare le modifiche dei contenuti in tutte le lingue in cui viene sviluppato uno specifico documento – ed ad inviare in traduzione solo i nuovi testi (ecco il perché i nostri clienti sono riusciti ad abbattere fino al 90% dei costi e tempi di aggiornamento dei documenti).

Questo nuovo approccio:

  • diminuisce di moltissimo i tempi di sviluppo
  • ma non solo, semplifica anche il lavoro
  • rende più ordinato il processo
  • diminuisce il rischio di errori
  • aumenta di molto la produttività

Per concludere, è importante avere un metodo nello sviluppare qualsiasi progetto, la formazione ed eventi come il DPE sono utili a farci scoprire nuovi strumenti, nuove soluzioni ed ad aiutarci a sviluppare un metodo che ci consenta di essere più produttivi e precisi in quello che facciamo.

Ti invito a pensare a come migliorare i tuoi file InDesign prima di effettuare una traduzione, implementate quei piccoli accorgimenti che abbiamo visto sopra, e vai a scoprire Redokun, puoi provarlo gratuitamente per 14 giorni.

Chi volesse acquistare i video della giornata del DPE, può cliccare qui, i video sono in vendita fino al 5 Maggio 2017 e restano visibili fino alla prossima edizione del DPE.

Grazie Stefano per il tuo prezioso contributo e per tutte le risorse che hai condiviso con i presenti in sala e con questo articolo.

A presto!!!